Presenta el aviso de privacidad cuando la clínica recabe los datos personales del tutor y dale una vía para consultar el texto correspondiente. En mostrador, conviene tener el aviso a mano antes de pedir el teléfono o completar la ficha. Si la familia solicita cita por internet, revisa lo que ve junto al formulario, cuál clínica aparece como responsable y dónde se puede consultar el aviso integral.
Prepara el aviso para la clínica que recibe los datos
En el ejemplo, una tutora llamada Elisa llega con Nori. La clínica le pide nombre y teléfono para atender la cita y contactarla sobre la visita. Antes de copiar el número, recepción tiene que poder explicarle quién recibe sus datos, para qué los utilizará y dónde puede conocer el resto de las condiciones.
En México, los artículos 14 y 15 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares explican el propósito y contenido mínimo del aviso. La clínica debe identificar al responsable y su domicilio, los datos que trata y sus finalidades, los medios para limitar su uso o divulgación, el procedimiento para ejercer los derechos ARCO y la forma de comunicar cambios. Debe distinguir los datos sensibles y las finalidades que requieren consentimiento cuando corresponda.
Confirma quién decide cómo se usan los datos de Elisa como tutora. El aviso de la clínica debe llevar su identidad y un medio de contacto que alguien atienda.
Leer los artículos 14 a 16 de la ley mexicana de protección de datos para particulares
Recorre la primera visita con la persona que captura
Elisa facilita su teléfono para que puedan contactarla si cambia la hora de consulta. Pregunta si ese número también recibirá promociones. Recepción consulta las finalidades declaradas y recoge la decisión que corresponda por separado. Si la clínica distingue entre avisos de servicio y publicidad, la respuesta debe conservar esa distinción. Haber solicitado cita para Nori no autoriza a suponer que Elisa desea campañas comerciales.
Con la ficha impresa, el artículo 16 establece que el aviso se dé a conocer en el momento en que se recaben personalmente esos datos, salvo que ya se haya facilitado. En el ejercicio, recepción ofrece el texto mientras abre la ficha y da tiempo a que Elisa lo revise. Si una persona trae a la mascota de otra familia, comprueba a quién pertenecen el teléfono y los demás datos antes de atribuir una aceptación.
En TribuVet, la ficha de cliente permite registrar que la persona aceptó el aviso y consultar si esa aceptación consta. Marca ese dato cuando corresponda a lo que efectivamente ocurrió. Si el equipo está importando una ficha antigua y desconoce qué recibió su titular, deja visible la duda para resolverla según el procedimiento de la clínica. Una casilla marcada hoy no reconstruye una conversación que nadie documentó.
Revisa el mismo recorrido en la solicitud por internet
En la captura electrónica, la ley contempla un aviso simplificado que comunique por lo menos la identidad y domicilio del responsable, los datos tratados, las finalidades y las opciones para limitar el uso o divulgación. También debe señalar dónde consultar el aviso integral. Comprueba cómo se lee en un teléfono.
Cuando la clínica habilita su página pública de reservas en TribuVet, el formulario presenta el aviso de la clínica y pide aceptación para enviar la solicitud. Recepción puede revisar la versión y fecha asociadas a esa solicitud. Verifica que el correo de privacidad y el domicilio configurados sean correctos. Pide a otra persona que abra la página como lo haría una familia y que encuentre el medio de consulta sin instrucciones verbales.
Si la tutora ya había iniciado la captura y el aviso cambia antes del envío, debe poder revisar el texto vigente y confirmar su decisión. En el ejercicio de Elisa comprueba también que la solicitud de horario queda pendiente de la respuesta de la clínica. La aceptación se refiere al tratamiento explicado y no confirma la cita por sí sola.
Distingue la pregunta inicial de una solicitud de derechos
El primer día Elisa pregunta quién recibirá sus datos. Recepción puede mostrarle el aviso y contestar lo que éste establece. Un mes después, Elisa pide rectificar un dato asociado a su cuenta. Esa segunda conversación puede requerir el procedimiento para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Utiliza el canal establecido por la clínica y localiza el trámite correcto sin pedirle que vuelva a aceptar el aviso como respuesta.
La ficha descargable ayuda a recepción a ensayar la primera captura. Complétala con el domicilio, los medios y las finalidades que realmente aplican a la clínica, y encarga a quien corresponda revisar el texto integral antes de ponerlo a disposición de nuevas familias.
- Responsable y domicilio que la familia puede identificar ____________________
- Datos solicitados, finalidades y preferencias separadas ____________________
- Medios para limitar el uso y ejercer derechos ARCO ____________________
- Ubicación del aviso integral y canal para informar cambios ____________________
- Canal de captura, versión presentada y constancia disponible ____________________
- Persona que atenderá las dudas y contacto vigente ____________________