La pantalla de inventario indica que hay 18 cajas de un producto. Al revisar el anaquel, encuentras dos fechas de caducidad distintas. Saber que hay 18 cajas sirve para contar existencias, pero no contesta cuántas corresponden a la fecha cercana. Para revisar caducidades hace falta bajar del total del producto al detalle de cada lote.
Cuenta por lote antes de sumar
Usa un producto ficticio llamado Muestra A. En el sistema hay seis cajas del lote L18, con caducidad el 31 de enero, y doce del lote L42, con caducidad el 30 de septiembre del mismo año. Ambos lotes corresponden a la misma presentación. El reporte muestra 18 cajas en total.
Durante el conteo aparecen cinco del L18 y trece del L42. El total sigue siendo 18. Si te detienes ahí, una caja quedará atribuida a la fecha equivocada. Registra ambas cantidades y revisa las etiquetas con quien resguarda ese anaquel.
Sigue la caja hasta el movimiento que la explica
Consulta el último conteo por lote y las entradas o salidas posteriores. Si el comprobante de una entrada explica que una caja se capturó en el lote equivocado, documenta esa referencia y sigue el procedimiento de corrección que use tu clínica. Si la evidencia es insuficiente, deja la diferencia identificada para la persona que continuará la revisión.
Al comparar las fechas, conserva el año tal como aparece en el empaque. Si una etiqueta no se lee, separa esa duda en el registro y consulta al responsable del inventario. Así la siguiente persona sabrá por qué el dato sigue pendiente.
Conserva un renglón por lote
Incluye la cantidad física y la del sistema aunque coincidan. Te servirán para reconstruir de dónde salió el total cuando el producto cambie de lugar o llegue otro embarque. Si el conteo abarca el almacén y el mostrador, registra primero cada ubicación y suma por lote al terminar.
- Fecha del conteo y ubicación ____________________
- Producto, presentación y unidad de conteo ____________________
- Lote y caducidad observada ____________________
- Cantidad en sistema y cantidad física ____________________
- Comprobante revisado, acción y responsable ____________________
- Fecha acordada para cerrar la revisión ____________________