Antes de desactivar un producto descontinuado, identifica su clave exacta, comprueba qué unidades quedan y revisa si alguna operación abierta todavía lo menciona. Después retíralo del catálogo disponible para nuevas ventas y conserva las referencias anteriores. Desactivar la ficha impide ofrecerla en el punto de venta. La acción, por sí sola, no devuelve mercancía al proveedor ni registra qué pasó con las piezas que tienes en el anaquel.
Identifica la presentación que dejó de surtirse
El proveedor de la clínica Nopal avisa que la bolsa de premios de veinte piezas dejará de fabricarse. En su lugar ofrece una bolsa de veinticinco. Ambas se venden con el mismo nombre comercial, pero tienen contenido, código de barras y costo distintos. En el sistema, la primera tiene la clave G-20 y la segunda será G-25.
Antes de hacer cambios, abre el detalle de la ficha y lee nombre, presentación y clave. Revisa el último movimiento y localiza un ticket de una venta anterior. Una familia compró dos bolsas G-20 el lunes con el folio V-87. Ese ticket será la referencia para comprobar al final que sigue describiendo lo que compró la familia.
Evita renombrar G-20 como G-25 para ahorrar la creación de una ficha. El personal podría confundir el contenido de ambas bolsas. Da de alta la clave nueva con los datos reales de la presentación nueva cuando corresponda.
Resuelve las tres piezas que siguen en el anaquel
El detalle de G-20 indica tres bolsas disponibles. El equipo cuenta tres. Que el proveedor deje de fabricar una presentación no demuestra que esas bolsas estén dañadas o que hayan salido ya del almacén. Dirección debe decidir qué hará con ellas según el estado real del producto y sus acuerdos comerciales. Si las ofrece hasta agotar existencias, mantenerlas disponibles mientras se vende el remanente forma parte de esa decisión.
En el ejemplo, la clínica vende una bolsa del inventario restante y el proveedor acepta recoger las últimas dos. La venta disminuye la existencia de tres a dos. Cuando la devolución ocurre y se documenta con su referencia, el movimiento correspondiente reduce las dos restantes a cero. El orden importa.
Si la camioneta del proveedor no llegó, deja las dos bolsas identificadas y la devolución pendiente. No hagas un ajuste a cero sólo para habilitar una baja ordenada en un reporte. El equipo puede querer suspender nuevas ventas por una razón comercial aun cuando queden unidades. En ese caso registra dónde están, quién las conserva y qué operación deberá explicar su destino.
| Momento del caso | Existencias G-20 | Respaldo esperado |
|---|---|---|
| Inicio | 3 bolsas | Conteo físico y ficha coinciden. |
| Venta de la última unidad ofrecida | 2 bolsas | Ticket por una unidad. |
| Devolución realmente efectuada | 0 bolsas | Movimiento por dos y referencia de recolección. |
| Desactivación | 0 en este ejemplo | El historial conserva movimientos y folios anteriores. |
Revisa qué sigue usando la clave anterior
Busca cotizaciones abiertas, listas internas o solicitudes pendientes que todavía hagan referencia a G-20. Una familia puede tener un presupuesto por la presentación de veinte piezas. Ofrecerle G-25 requiere explicar la diferencia de contenido, cantidad y precio antes de cambiar la propuesta. Si el documento anterior ya fue aceptado, sigue el procedimiento para acordar cualquier cambio que modifique lo autorizado.
En TribuVet, el detalle del producto permite revisar sus movimientos. La acción «Desactivar» muestra que dejará de aparecer en el punto de venta y que el historial se conserva. Un perfil autorizado, como el Dueño de la clínica, confirma la baja de la ficha correcta. Esa operación cambia la disponibilidad en el catálogo sin convertir el producto en su reemplazo ni trasladar existencias entre claves.
Comprueba algo práctico después de hacerlo. Abre una venta nueva y busca G-20. Luego recupera el ticket V-87 y comprueba que las dos bolsas anteriores conservan su descripción e importe. Por último busca G-25 y revisa su presentación antes de cobrarla.
Deja una referencia para quien cubra mostrador el fin de semana
Al recibir una pregunta sobre el producto, recepción necesita saber cuál presentación dejó de venderse y cuál podrá ofrecer en su lugar. Una breve nota interna puede indicar la fecha de retiro, ambas claves y quién resolvió las dos bolsas devueltas. Evita prometer que el sustituto se venderá al mismo precio o que siempre habrá existencias.
Usa el formato para cerrar una presentación cada vez. Si un producto reaparece después con otro empaque, busca primero el registro histórico y compara el código y la unidad antes de crear o modificar una ficha.
- Artículo, presentación, SKU y código de barras ____________________
- Existencia registrada, cantidad física y ubicación ____________________
- Ventas, devoluciones o compromisos abiertos ____________________
- Decisión sobre las piezas y respaldo del movimiento ____________________
- Fecha de baja, responsable y ficha sustituta si existe ____________________
- Prueba en nueva venta y comprobante histórico revisado ____________________