Si el punto de venta muestra «existencias insuficientes» y tienes el producto en la mano, detén ese renglón y compara tres cosas: la ficha elegida, la cantidad solicitada y el último movimiento de inventario. Registrar una entrada improvisada para que la venta pase puede duplicar las existencias. El primer paso es identificar qué explica la diferencia antes de aceptar otro cobro o modificar el catálogo.
Revisa si estás vendiendo la misma presentación que estás viendo
En una clínica hay dos bolsas de alimento de la misma marca, una de dos kilos y otra de cuatro. La de cuatro está en el mostrador, pero en el carrito quedó la ficha de dos kilos. Revisa el nombre completo, el tamaño, el código del artículo y la unidad de venta. Si usas lector, comprueba a qué ficha lleva ese código. Una descripción parecida o una foto conocida no identifica por sí sola la presentación.
Observa también la cantidad en el carrito. Una lectura repetida del código o un renglón añadido dos veces puede pedir dos unidades cuando solo se venderá una. Si el saldo disponible es uno, la advertencia estaría funcionando correctamente. Corrige el carrito antes de confirmar. Si otro compañero ya concluyó la venta, recupera ese folio y su estado para evitar cobrar de nuevo el mismo producto.
Ubica la última operación que cambió las existencias
Supón que la ficha mostraba tres bolsas al abrir el turno. Más tarde aparece una venta de dos y una salida documentada de una. El saldo esperado es cero. Si hay una bolsa sobre el mostrador, investiga si pertenece a la presentación correcta, si ya se cobró para entrega posterior o si apareció como parte de una entrega pendiente de recibir. La ubicación física no explica por sí sola por qué llegó esa unidad.
Revisa igualmente si otro puesto está vendiendo la última pieza. Refresca la consulta de existencias antes de decidir y comprueba el historial de ventas, en especial si hubo una interrupción después de pulsar «cobrar». El hecho de que un segundo intento muestre una advertencia no revela por sí mismo qué ocurrió con el primero. Verifica la operación existente y conserva los datos necesarios para atender a la familia.
Distingue una entrega pendiente de una diferencia de conteo
Es posible que el proveedor dejara cajas en recepción y que aún falte registrar la entrada. Busca el comprobante de entrega, confirma la cantidad efectivamente recibida y verifica que nadie la haya registrado en otra ficha. Si procede, la persona autorizada registra la entrada respaldada. Si la caja ya estaba registrada, repetir ese movimiento solo haría aparecer unidades que nunca llegaron.
Si la compra está bien capturada y la diferencia persiste, delimita qué anaquel, presentación y hora de conteo estás revisando. Comprueba devoluciones, salidas por uso interno y cambios recientes en el producto. Antes de un ajuste de inventario, acuerda quién lo autoriza y qué evidencia quedará en el historial. El ajuste y la venta tienen propósitos distintos: uno documenta una corrección de existencia y la otra registra la operación con el tutor.
Cierra la incidencia sin dejar un cobro pendiente
Una vez aclarado el origen, vuelve al carrito y verifica producto, cantidad e importe. Comprueba si la familia alcanzó a hacer un pago y si existe el folio correspondiente. Si la clínica ya recibió un pago pero la operación quedó sin resolver, informa al responsable y sigue el procedimiento de conciliación; pedir un segundo pago por comodidad puede empeorar la incidencia.
En un entrenamiento de TribuVet, usa una ficha ficticia que controle existencias y una cantidad mayor que la disponible. Observa el aviso y recorre el detalle del producto y sus movimientos. Pide al equipo que diga qué revisaría antes de registrar un ajuste y cómo confirmaría si el cobro se completó. La respuesta práctica es poder ofrecer a la familia una explicación y conservar el historial de lo que efectivamente ocurrió.
Fuentes de consulta
Microsoft Learn · Diferencia entre disponibilidad y existencias de un artículo