Para revisar el movimiento de dinero en una clínica, fija las fechas, reúne los cobros efectivamente recibidos y réstales los gastos registrados del mismo periodo. Después identifica los movimientos bancarios o financieros que queden fuera de ese alcance. En TribuVet, el reporte contable muestra cuánto entró por cobros, cuánto salió según los gastos capturados y la diferencia. Esas cifras no sustituyen un estado financiero de flujos de efectivo.
Empieza por el periodo y por el dinero que sí entró
La administradora de la clínica Pino quiere saber cuánto dinero aportó la operación durante la primera semana del mes. En esos días se registraron ventas por $15,000. De las ventas nuevas se cobraron $12,000 y quedaron $3,000 pendientes. También entraron $2,000 de una venta registrada el mes anterior. Los importes están en pesos.
¿Cuánto entró durante la semana? Los $12,000 de ventas recientes más los $2,000 del abono anterior suman $14,000. Los $3,000 pendientes corresponden a ventas que todavía no se han cobrado. Una factura del periodo puede respaldar la operación comercial sin que su importe haya llegado aún a la cuenta bancaria o al cajón. Comprueba las fechas de los pagos antes de tomar las fechas de venta como señal de ingreso.
En el ejemplo, $6,000 llegaron en efectivo, $5,000 por tarjeta y $3,000 por transferencias verificadas. Si alguien presenta otra transferencia sin confirmar, localízala en la cuenta bancaria antes de contarla como ingreso.
Lee qué incluye el reporte de la clínica
En Contabilidad de TribuVet, la cifra «Entró (cobrado)» toma pagos efectivos del intervalo de ventas vigentes. El reporte también muestra los ingresos agrupados por forma de pago. «Salió (gastos)» utiliza los gastos ingresados con fecha en ese periodo. La resta se presenta como «Resultado del periodo».
Supón que la clínica registró $5,400 de renta, $2,100 de un servicio externo y $1,700 de material de oficina. Los gastos del ejercicio suman $9,200. Frente a los $14,000 cobrados, la diferencia operativa es positiva en $4,800. Si la renta se capturó con otra fecha o si el mismo servicio se registró dos veces, corrige primero la evidencia del gasto que toque antes de interpretar el resultado.
Comprueba también si los gastos registrados representan salidas efectivamente pagadas en las fechas que estás analizando. Una diferencia de fecha entre la captura y el movimiento bancario merece una nota. Conservar ambas referencias ayuda a explicar por qué el reporte del software y los estados de cuenta muestran resultados distintos para la misma semana.
| Dato de la semana | Importe | Qué representa |
|---|---|---|
| Ventas nuevas | $15,000 | Operaciones registradas en esas fechas. |
| Cobros de esas ventas | $12,000 | Pagos recibidos por ventas de la semana. |
| Cobro anterior | $2,000 | Un pago recibido ahora por una venta previa. |
| Gastos registrados | $9,200 | Renta, servicio y material capturados. |
| Resultado operativo | $4,800 | Cobros de $14,000 menos gastos de $9,200. |
Explica por qué el banco muestra otro movimiento
Ahora supón que el dueño transfirió $7,000 de recursos personales para apoyar a la clínica. Esa entrada se ve en el banco, pero no fue un pago de un tutor. Si la registraran como venta de mostrador, inflarían los cobros de clientes y el número de operaciones. Conserva el respaldo y revisa con quien lleva la contabilidad cómo se clasifica esa aportación.
Otro caso frecuente es llevar efectivo del cajón a la cuenta bancaria de la misma clínica. El banco registra un depósito y el cajón queda con menos billetes, pero el dinero sólo cambió de lugar. Al reunir los dos saldos, sumar ese depósito como ingreso nuevo contaría dos veces el mismo recurso. En la ficha anota la cuenta de origen y la de destino.
La diferencia de $4,800 tampoco te dice cuánto efectivo debe quedar físicamente en un cajón. El turno conserva su fondo inicial y sus movimientos propios. Busca el corte de caja si la pregunta es cuánto efectivo debió entregar la persona que cerró ese turno.
Cierra la revisión con una diferencia explicable
Anota el resultado del reporte y conserva en otra columna las partidas bancarias pendientes de identificar. «Aportación de $7,000 registrada en el banco el miércoles» le sirve al contador. Una fila llamada «otros» que mezcle aportaciones, ventas y depósitos internos le obligará a rehacer la investigación.
Si dirección necesita saber si podrá cubrir un pago futuro, al resultado del periodo todavía debe añadir el saldo real disponible y los compromisos que vencerán. Si necesita la utilidad fiscal o un estado financiero formal, tendrá que trabajar con su contador y los demás registros correspondientes.
- Periodo, clínica y fecha en que se consultó ____________________
- Ventas del periodo y cobros efectivos por medio ____________________
- Pagos por ventas anteriores y nuevos saldos pendientes ____________________
- Gastos registrados, fechas y respaldo bancario ____________________
- Resultado operativo y movimientos ajenos a la venta ____________________
- Diferencia por aclarar, responsable y fecha de revisión ____________________
Consultar qué presenta el estado de flujos de efectivo en la NIC 7 de la Fundación IFRS