La responsable de farmacia abre el libro de un producto y cuenta doce unidades en el estante. En la pantalla aparecen trece. Antes de anotar un ajuste, necesita comprobar que ambos números refieran al mismo producto, la misma presentación, los mismos lugares de resguardo y la misma hora de corte.
Fija el alcance y el momento del conteo
Elige un solo medicamento, identifica cómo se cuenta y delimita el periodo. Si hay dos puntos de resguardo, inclúyelos según el alcance del libro. Si durante el conteo se registra otra salida, conserva su hora para asignarla al periodo correcto. Consulta la clasificación del producto y las obligaciones aplicables al establecimiento con su responsable profesional. La ficha oficial de la NOM-064-ZOO-2000 permite localizar la referencia mexicana para productos farmacéuticos veterinarios.
Reconstruye la cuenta antes de buscar la explicación
En este ejercicio se manejan unidades de una misma presentación. Al inicio había 12. Un comprobante del proveedor respalda la entrada de 4. Después hay una salida documentada de 3. El cálculo esperado es 12 + 4 − 3 = 13. En ambos lugares de resguardo se encontraron 12. El resultado es una unidad física menos que la esperada.
| Movimiento ficticio | Cambio | Saldo del libro |
|---|---|---|
| Apertura del periodo | — | 12 |
| Entrada con comprobante del proveedor | +4 | 16 |
| Salida con soporte asociado | −3 | 13 |
| Conteo físico al corte | 12 contadas | Diferencia frente a 13: −1 |
Investiga la diferencia y deja evidencia
Haz un segundo conteo; conserva el primero y anota quién verificó el nuevo. Revisa si cambió la unidad de empaque, si quedó un movimiento fuera del corte o si falta incorporar una entrada o salida ya respaldada. Para una salida vinculada a una receta, vuelve al movimiento y revisa su referencia. Una diferencia aritmética por sí sola no explica qué pasó con la unidad.
Si se encuentra el origen, documenta cómo se corrige y deja referencia al respaldo. Si sigue sin explicación, asigna responsable, siguiente revisión y tratamiento conforme al procedimiento aplicable. Así el siguiente turno puede retomar la misma investigación.
- Producto, presentación, unidad y lugares contados: ___.
- Periodo y hora exacta de corte: ___. Saldo inicial: ___.
- Entradas con respaldo: ___. Salidas con respaldo: ___. Saldo esperado: ___.
- Conteos físicos y responsables: ___. Diferencia: ___.
- Evidencia revisada, acción pendiente o corrección sustentada: ___. Responsable y fecha: ___.