Dirección pide una lista de «clientes inactivos». Julia estuvo en la clínica la semana pasada con su gato, pero hace ocho meses que no lleva a su perro Tilo. Si el equipo pone a Julia en una campaña sin mirar a qué mascota corresponde el dato, podría escribirle para decirle que lleva meses sin acudir. El primer filtro debe hacerse por paciente.
Elige un criterio que el equipo pueda comprobar
Para este ejercicio, toma seis meses sin una visita registrada y anota la fecha de corte. Es una decisión ilustrativa para ordenar la revisión de la lista. Revisa después si el paciente ya tiene cita próxima o si recepción tiene una solicitud pendiente. Un contacto de seguimiento puede tener sentido aunque programar otro recordatorio resulte innecesario.
Busca la última visita y a la persona tutora actual. Si hay una tarea clínica abierta, consulta a quien lleva el caso antes de preparar una comunicación general. Estas tres fichas ficticias muestran por qué el mismo periodo de inactividad conduce a decisiones diferentes.
| Paciente | Lo que encontró el equipo | Decisión |
|---|---|---|
| Tilo · ocho meses | Cambió de tutor desde la última visita. | Confirmar el contacto vigente y sus preferencias antes de preparar un mensaje. |
| Mora · siete meses | El MVZ pidió una revisión que todavía figura pendiente. | Consultar al MVZ y acordar con él cómo retomar esa atención. |
| Lúa · nueve meses | Su tutora pidió dejar de recibir promociones. | Respetar la baja y excluirla de la campaña comercial. |
Escribe para un propósito concreto
Una invitación comercial y una comunicación sobre una atención pendiente tienen propósitos distintos. Para una campaña, selecciona solo a las personas que aceptaron ese tipo de comunicación y revisa su preferencia actual. Si la familia ya agendó mientras preparabas la lista, quítala antes del envío. Consulta el aviso de privacidad y las preferencias que tiene registradas el equipo para ese propósito.
Después de actualizar la ficha de Tilo, recepción comprueba que Julia es su tutora actual y que ella aceptó recibir invitaciones de la clínica. Pilar puede escribirle: «Hola, Julia. Soy Pilar, de la clínica. Si quieres agendar una visita para Tilo, con gusto reviso horarios contigo. Si prefieres dejar de recibir estas invitaciones, indícamelo por este medio».
Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, Cámara de Diputados
Evalúa qué ocurrió después del contacto
Separa los pacientes revisados de las personas a quienes efectivamente escribiste. Anota respuestas, solicitudes de cita y bajas recibidas. Una respuesta cordial puede aclarar que la mascota cambió de domicilio; corregir esa ficha ya evita repetir un contacto fuera de lugar. Para saber cuántos pacientes volvieron, cuenta las atenciones registradas después de la campaña.