Para cobrar con efectivo y tarjeta, abre una sola venta, acuerda qué importe cubrirá cada medio y registra ambos pagos contra ese folio. Si el tutor entrega un billete mayor, separa el efectivo recibido del efectivo aplicado. La prueba final es que lo aplicado a la venta más el saldo pendiente coincida con el total del ticket. En el ejemplo el tutor entrega un billete de $500 y paga $800 en la terminal.
Acuerda la división antes de presentar la terminal
La cuenta ficticia de Andrea suma $1,250 MXN, de los cuales $700 corresponden a la consulta de Runa y $550 a un producto del mostrador. Andrea quiere pasar $800 por su tarjeta de débito y cubrir el resto en efectivo. Recepción le confirma que serán $800 con tarjeta y $450 en efectivo. Esa frase permite que la persona compruebe la operación antes de acercar la tarjeta.
La venta conserva las dos partidas que explican el total y dos registros de pago que explican cómo se cubrió. Si recepción hiciera un ticket por $800 y luego otro por $450 copiando los mismos conceptos, los reportes podrían mostrar dos ventas y el producto podría salir dos veces del inventario. Aunque el tutor pague de dos maneras, los servicios y productos siguen perteneciendo al mismo folio.
Conviene definir también quién opera la terminal y quién entrega el cambio. Si una segunda persona interviene, debe retomar el folio abierto y comprobar qué importe falta. Volver a empezar por el total que ve en la pantalla anterior es una manera fácil de pedirle al tutor que pague de más.
Comprueba el cambio y el efectivo que quedó en caja
La terminal aprueba $800 y Andrea entrega un billete de $500. A la venta sólo deben aplicarse $450 en efectivo. Los $50 restantes se devuelven como cambio. El punto de venta de TribuVet admite varios medios de pago. Recepción devuelve el cambio del efectivo entregado.
La siguiente tabla sirve también para ensayar con quien cubre el mostrador. Pídele primero que diga cuánto recibe físicamente y después cuánto del efectivo pertenece a la venta. Si ambas respuestas son $500, todavía falta incorporar el cambio.
| Dato del ticket V-184 | Importe | Qué comprueba recepción |
|---|---|---|
| Total de consulta y producto | $1,250 | Es la misma venta a la que corresponden ambos pagos. |
| Cargo aprobado en tarjeta | $800 | Coincide con el importe de la terminal. |
| Billete que entrega el tutor | $500 | Es el efectivo recibido antes del cambio. |
| Cambio que se devuelve | $50 | Sale del cajón y se entrega al tutor. |
| Efectivo aplicado | $450 | $500 recibidos menos $50 de cambio. |
| Total aplicado y saldo | $1,250 y $0 | $800 en tarjeta más $450 en efectivo. |
Si la terminal rechaza el cargo o el tutor cambia de idea
Supón ahora que la terminal no confirmó los $800. Conserva el mismo folio y verifica qué ocurrió en la terminal antes de registrar la tarjeta como pagada o repetir el intento. Un mensaje impreciso o un comprobante de una operación anterior no aclara por sí solo el resultado de esta venta. Si Andrea decide usar otro medio, vuelve a leerle los importes acordados.
También puede ocurrir que el tutor entregue sólo $200 en efectivo después de aprobar los $800 de tarjeta. Se aplican $1,000 contra el total de $1,250 y quedan $250 por pagar. Aquí no hay cambio por devolver. La clínica decidirá, con su procedimiento, si espera otro pago o deja un saldo pendiente. Ninguna de las dos opciones requiere duplicar el producto o la consulta.
En el cambio de turno, anota la referencia de la operación que permite seguirla y qué se comprobó. No copies números completos de tarjetas ni códigos de seguridad en la ficha del paciente. Para reconstruir el ticket bastan el folio, el medio, el importe y la referencia apropiada del comprobante.
Otro ensayo útil consiste en cambiar una sola cifra. Si la terminal autorizó $790 en lugar de los $800 acordados, y Andrea aplica $450 de efectivo, el total pagado es $1,240. Quedan $10. El comprobante de la terminal muestra dónde nació la diferencia. Recepción debe explicarla y acordar el pago faltante antes de cerrar la cuenta como cubierta.
Hoja de comprobación para recepción
Usa esta ficha con una venta ficticia antes de llevar el procedimiento al turno habitual. La persona que hace la prueba debe poder explicar qué cobrará en cada medio, cuánto cambio entregará y qué saldo verá quien vuelva a abrir la venta. Conserva una línea por medio de pago, aunque ambas operaciones ocurran en el mismo minuto.
- Folio único y total de la venta ____________________
- Importe confirmado en tarjeta y referencia de la terminal ____________________
- Efectivo recibido, cambio entregado y monto aplicado ____________________
- Suma aplicada, saldo pendiente y quién lo comprobó ____________________