Para preparar un pedido a proveedor, reúne los faltantes por presentación, identifica a quién compras cada artículo y coteja lo sugerido con lo que ya viene en camino. Después acuerda cantidades y precios con el proveedor y registra la entrada cuando recibas la mercancía. Una sugerencia de compra o un archivo CSV no acreditan que se hizo el pedido, ni que los productos ya estén en el almacén.
Pasa de tres mensajes de faltantes a una sola lista
Al iniciar el turno, el almacén pide guantes medianos, recepción pide gasas y una auxiliar agrega «faltan sobres». Antes de enviar esos tres mensajes a compras, identifica cada presentación en el catálogo. Una caja de cien guantes y una pieza individual son unidades distintas. «Sobres» podría significar alimento por pieza o un paquete de sobres para entregar documentos en el mostrador.
En TribuVet, el Pedido sugerido puede agrupar artículos por proveedor. Toma como referencia el proveedor habitual que figura en la ficha del producto o, si falta, el de su última entrada. Si no hay un proveedor identificado, el artículo queda para revisión. Compras debe confirmar si esa empresa sigue abasteciendo la presentación y si hay un acuerdo de cantidad mínima o de día de entrega.
El reporte usa datos del inventario para sugerir cuánto pedir. Aquí la tarea es convertir varias sugerencias en una compra coordinada. Antes de negociar un precio, revisa qué presentaciones faltan realmente y cuál es el proveedor al que corresponde cada una. Pregunta si otra persona ya hizo una gestión por el mismo artículo.
Consolida los renglones sin pedir dos veces
Supón que el reporte propone seis cajas de guantes y cuatro paquetes de gasas al proveedor Álamo. Administración conserva además el correo de un pedido anterior por dos cajas de guantes, cuya entrega está confirmada para mañana. En este ejercicio esas dos sí atenderán parte de la necesidad y nadie ha marcado las gasas como pedidas. El reporte no descuenta pedidos en tránsito. Compras coteja los pedidos anteriores antes de enviar una nueva orden.
Antes de restar las dos cajas de P-08, comprueba la fecha prometida. Si deben llegar mañana y el consultorio necesita los guantes hoy, una entrega confirmada no resuelve ese faltante inmediato. En ese caso, compras documenta la urgencia y decide con el responsable si puede esperar, cambiar de proveedor o modificar cantidades. El mismo número de cajas puede llevar a dos decisiones distintas según la fecha en que hagan falta.
| Artículo y unidad | Sugerencia | Compra en camino confirmada | Cantidad que se propondrá al proveedor |
|---|---|---|---|
| Guantes medianos · caja de 100 | 6 cajas | 2 cajas del pedido P-08 | 4 cajas nuevas. |
| Gasas · paquete | 4 paquetes | Sin entrega pendiente confirmada. | 4 paquetes nuevos. |
| Sobres de mostrador · paquete | 3 paquetes | Sin proveedor identificado. | Conservar fuera del pedido de Álamo hasta verificar proveedor. |
Confirma qué significa el importe del archivo
En Pedido sugerido se puede descargar el CSV completo o el de un grupo de proveedor. El importe estimado toma el último costo registrado. Si Álamo cotiza hoy $130 por caja y el costo anterior fue de $120, las cuatro cajas pasarían de $480 a $520. En el ejemplo la diferencia es $40 antes de considerar cualquier condición comercial adicional.
Si falta un costo, conserva el renglón para cotización en lugar de asignarle costo cero. Pregunta por presentación de compra, disponibilidad, plazo de entrega y gastos adicionales si corresponden. Si el proveedor sólo vende guantes en paquetes de cinco cajas, debe quedar visible quién autorizó cambiar las cuatro sugeridas a cinco y dónde se guardará esa unidad adicional.
Registra la referencia de confirmación del proveedor y el archivo que realmente se envió. Una hoja editada después de la respuesta puede diferir del acuerdo aceptado. Guardar la versión enviada evita que recepción espere cinco cajas mientras el proveedor tiene programadas cuatro.
Cierra el ciclo cuando llega la entrega
Al recibir mercancía, compara el pedido confirmado con lo que entregó el proveedor. Si llegan las cuatro cajas de guantes y sólo dos de los cuatro paquetes de gasas, registra como entrada lo efectivamente recibido y conserva el pendiente por separado. El resto del equipo podrá distinguir una compra ya acordada de material disponible para usar o vender.
Usa esta hoja al final de la revisión semanal. Una persona puede quedar a cargo del contacto y otra de verificar que la entrada corresponda al paquete y al proveedor correctos.
- Proveedor y datos de la cotización vigente ____________________
- Artículo, presentación y unidad del inventario ____________________
- Sugerencia, pedidos en tránsito confirmados y cantidad a solicitar ____________________
- Precio y cantidad acordados, referencia y fecha de entrega ____________________
- Cantidad recibida, movimiento de entrada y faltantes pendientes ____________________