Una familia pide «la factura para mi contador» y reenvía la foto de un comprobante. Pregunta si necesita la nota de venta o el archivo XML del CFDI que ya se emitió. El XML contiene los datos del comprobante electrónico. El PDF ofrece una representación que se puede leer e imprimir. Si la factura ya existe, el trabajo de recepción es localizarla, cotejar los datos y entregar una copia al destinatario autorizado.
Identifica primero qué operación se facturó
El lunes se atendió a Nala y el martes su tutora llamó para solicitar factura. El viernes vuelve a escribir desde un correo distinto. Recepción encuentra dos ventas a su nombre. Para distinguirlas sirven la fecha aproximada, el importe, el folio de la nota y el nombre de la clínica que expidió el comprobante. El nombre de la mascota puede ayudar a buscar la visita, pero por sí solo aporta poca certeza cuando se atendieron dos pacientes de la misma familia.
En el detalle de la operación revisa si hay un comprobante emitido y cuál es su folio fiscal o UUID. La referencia de la terminal, el número interno de la venta y el UUID responden a preguntas diferentes. Si solo aparece un ticket, aclara si la familia está pidiendo facturar por primera vez. Ese recorrido comienza por revisar los datos del receptor. Prometer el reenvío de un XML que aún no existe deja a ambos equipos buscando un archivo equivocado.
Recupera la copia desde la venta o desde el SAT
Si la venta muestra un CFDI timbrado y tienes acceso a las acciones correspondientes, abre su detalle y busca la descarga del XML. Conserva el archivo con su extensión original. Cuando la familia quiera leer los conceptos en pantalla, incluye también el PDF disponible. Un correo que solo adjunta una imagen del comprobante se puede ver bien en el teléfono y aun así resultar insuficiente para el programa del contador.
El SAT también ofrece consulta y recuperación de comprobantes para emisores y receptores que acceden con sus propias credenciales. Sirve cuando la factura existe pero se perdió el correo o la emitió un sistema anterior. La persona encargada puede ubicar el comprobante con sus referencias y descargar el archivo original. Si la familia decide recuperarlo desde su portal, comparte el folio por el canal acordado. Su contraseña y su firma electrónica se quedan con ella.
Comprueba cuatro datos antes de enviarlo
Pon lado a lado el folio fiscal que muestra la venta y el que identifica el archivo. Contrasta además emisor, receptor y total. Imagina dos facturas del mismo día, ambas por $650, de consultorios con nombres comerciales parecidos. Coincidir en la cantidad ayuda a buscar, pero podría llevar a enviar el documento fiscal de otra persona. El UUID completo permite comprobar qué copia corresponde a la solicitud.
También importa el estado. Si se canceló el comprobante o la clínica emitió un sustituto, aclara qué versión está pidiendo la familia y cuál consta como vigente. Conviene que quien revise la factura pueda distinguir una descarga del original de una nueva emisión. Cambiar el nombre de un archivo para organizarlo es distinto de abrir el XML, modificar sus datos y guardarlo; conserva siempre el contenido descargado.
Resuelve el caso cuando solo aparece un PDF
En la llamada, pregunta quién emitió la factura y si el PDF muestra UUID. Cuando lo tenga, úsalo para buscar el XML con el emisor o en el SAT. Un archivo creado a partir de una captura del PDF carece de la garantía de ser el comprobante original. Si tampoco hay folio fiscal, recupera primero la nota y el estado de facturación de la operación antes de comprometer una entrega.
Para cerrar el caso, confirma el correo o el canal previamente autorizado, envía únicamente los archivos de esa venta y deja constancia interna de la fecha de entrega. En un ejercicio de recepción, entrega al equipo dos notas y una solicitud ficticia. La prueba se cumple si otra persona puede decir qué archivo entregó, a quién correspondía y por qué era el correcto, sin volver a emitir la factura.
Fuentes de consulta
SAT · Servicios de factura electrónica y consulta de comprobantes
Comisión Nacional de Energía · Guía para descargar un CFDI desde el SAT (PDF)