A las 09:10 se corta internet y llega Coco para su cita de revisión. El equipo sabe que estaba programado, pero quien recibió su última visita ya salió de turno. Una hoja preparada antes de la interrupción puede conservar lo esencial para identificar la cita y dejar constancia de la atención que deberá incorporarse después.
Prepara la hoja mientras todavía hay conexión
Al cerrar el día anterior, elige la fecha que necesita cubrir la clínica. Desde la agenda de TribuVet puedes usar «Imprimir el día». La hoja de contingencia incluye las citas de esa fecha, información disponible como alergias, padecimientos y últimas vacunas de los pacientes citados, hojas para consultas en papel y dos hojas en blanco.
Confirma la fecha de impresión y custodia la hoja donde solo la consulte el personal autorizado. Si cambió una cita después de imprimirla, señala la modificación. La hoja es una fotografía de la agenda en un momento concreto. El plan debe indicar quién la resguarda, cómo documentará los cambios y quién verificará lo escrito cuando se recupere la conexión.
Haz un recorrido de prueba con Coco
Durante el ejercicio, recepción encuentra a Coco por su ficha y confirma quién lo acompaña. El MVZ anota la hora real, su nombre y la información de la atención en la hoja correspondiente. Poco después llega un paciente sin cita impresa y el equipo utiliza una hoja en blanco con su identificador.
| Momento | Coco, cita ya impresa | Paciente que llegó sin cita impresa |
|---|---|---|
| Durante la interrupción | Confirmar fecha, ficha y hora; anotar quién atendió. | Identificar al paciente y tutor en una hoja en blanco; anotar hora y profesional. |
| Al volver la conexión | Abrir la cita correcta y comprobar qué registro existe antes de añadir la nota. | Buscar si ya tenía ficha para vincular la atención y evitar un paciente duplicado. |
| Antes del cierre | MVZ coteja la nota incorporada con el papel y deja referencia de revisión. | Responsable coteja identidad, autoría y pendientes de esa atención. |
Reconcilia cada hoja con un único registro
Numera las hojas usadas en la interrupción y registra el destino de cada una. Si dos personas capturan al mismo tiempo por su cuenta, pueden duplicar una atención. Designa quién incorpora cada consulta y a quién corresponde revisarla. Conserva o elimina el soporte según el procedimiento y los plazos aplicables a la clínica.
Al terminar el simulacro, el responsable debe poder señalar qué citas se atendieron y cuáles cambiaron. La hoja facilita la continuidad de ese día; el plan más amplio también contempla quién comunica la falla, cómo se recupera el servicio y cómo se comprobará la operación.
- Fecha de impresión, periodo de interrupción y persona responsable: ___.
- Hojas usadas y pacientes identificados: ___.
- Registro recuperado, capturado por y revisado por: ___.
- Pendiente o discrepancia que aún queda por resolver: ___.