Cuando el efectivo pasa del cajón a la bóveda de la misma clínica, registra un retiro en el turno de caja abierto. Captura el importe y un concepto que permita reconocer el traslado. El dinero sigue perteneciendo a la clínica y cambió de ubicación. Registrar también un gasto por la misma cantidad haría aparecer un desembolso a un tercero que nunca ocurrió.
Cuenta qué había antes de apartar el efectivo
El mostrador de una clínica abre con un fondo de $600. Antes del mediodía recibió $2,350 por ventas en efectivo y $900 mediante tarjeta. No hubo otros movimientos. En el cajón se esperan $2,950, que son el fondo más los cobros en billetes y monedas. Los $900 del pago con tarjeta pertenecen a las ventas, pero no llegaron físicamente a ese cajón.
La encargada de turno va a retirar $1,800 hacia la bóveda. Antes de sacar los billetes verifica qué turno está abierto, cuenta lo que va a entregar y acuerda cómo reconocerá después esa entrega. Si detecta una diferencia previa, la documenta antes del retiro.
En el ejercicio se usa la referencia RB-14. No es necesario registrar combinaciones, ubicaciones sensibles ni detalles que puedan comprometer la seguridad de la clínica. El personal autorizado que recibe el efectivo debe tener una manera interna de confirmar la entrega conforme al procedimiento establecido.
Registra el retiro una sola vez
En la opción de movimientos de caja de TribuVet, selecciona el tipo «Retiro». Captura $1,800 como importe positivo y describe el concepto, por ejemplo «Retiro a bóveda del turno matutino». Puedes añadir la referencia RB-14 para relacionarlo con el recibo de la entrega. El sistema interpreta el tipo como salida del cajón. No necesitas anteponer un signo negativo.
Al confirmarse el movimiento, el efectivo esperado baja de $2,950 a $1,150. La clínica sigue conservando los $1,800 retirados. La comprobación de que otra persona recibió el dinero en la bóveda depende del resguardo o acuse que utilice la clínica.
Supón que al abrir la pantalla otra persona ya había registrado ese mismo retiro. Antes de cargarlo nuevamente, revisa los movimientos del turno y busca importe, concepto y referencia. Capturar dos veces $1,800 haría que el efectivo esperado fuera artificialmente menor. Crear un ingreso ficticio para compensar ocultaría la causa en lugar de resolverla. Lleva la discrepancia al responsable de caja con las dos referencias disponibles.
| Momento | Efectivo esperado en cajón | Explicación |
|---|---|---|
| Apertura | $600 | Fondo recibido. |
| Cobros en efectivo | $2,950 | Se suman $2,350 y se excluyen $900 de tarjeta. |
| Retiro RB-14 | $1,150 | Se trasladan $1,800 a la bóveda. |
| Nueva venta en efectivo por $350 | $1,500 | Se incorpora sólo el pago que entra después del retiro. |
Qué pasa si el dinero sale por una razón diferente
Después del retiro, un repartidor trae un servicio de mensajería y cobra $120 en efectivo. En este escenario sí hubo un gasto pagado a un tercero. Su concepto y comprobante corresponden al trabajo del proveedor. No lo incluyas en RB-14 como si hubiera viajado a la bóveda. Si se vincula ese gasto con la salida de caja que lo pagó, comprueba que el movimiento se registre sólo una vez según el flujo que use la clínica.
Otra situación posible es que se retire efectivo para depositarlo después en la cuenta bancaria de la clínica. El retiro del cajón ocurre al apartar y entregar los billetes. El depósito bancario se comprueba con su propio respaldo cuando realmente se hace. Que alguien haya recibido el sobre para llevarlo al banco no demuestra que el abono ya aparezca en la cuenta.
Regresa al caso inicial para el corte. Después de la venta en efectivo por $350 se esperan $1,500 si no hubo otros movimientos. Si además se pagó la mensajería de $120 desde ese mismo cajón, quedarían $1,380. Son dos escenarios distintos. Identificar qué ocurrió realmente permite elegir la cifra correcta sin ajustar los billetes a una tabla hipotética.
Deja un movimiento que el relevo pueda reconstruir
La recepcionista del siguiente turno debe poder recuperar RB-14, confirmar que corresponde a ese cajón y distinguir el comprobante de la bóveda de una factura de gasto. Anota quién comunicará una entrega que siga sin acuse. Si aún hay una diferencia, conserva tanto el importe esperado como el contado y evita cerrar la investigación con una suposición sobre la persona que recibió el turno.
La hoja descargable está pensada para ese cotejo interno. Una persona puede llenarla durante el ejercicio y otra reconstruir el saldo desde el fondo inicial. El saldo inmediatamente posterior debe ser $1,150.
- Turno, fondo inicial y efectivo cobrado hasta el retiro ____________________
- Retiros o depósitos previos y saldo esperado antes ____________________
- Importe retirado, concepto y referencia interna ____________________
- Destino autorizado, resguardo y confirmación de entrega ____________________
- Efectivo esperado después y conteo observado ____________________
- Movimiento posterior, incidencia y persona responsable ____________________