Si recepción detecta una posible venta duplicada, identifica cuál de los dos folios corresponde a la operación real antes de cancelar. Compara paciente, partidas, pago recibido y salida de producto. Después, una persona autorizada cancela sólo el folio duplicado, documenta el motivo y verifica el efecto en caja e inventario. La anulación de un registro y la devolución de dinero efectivamente cobrado requieren comprobaciones separadas.
Asegúrate de que realmente hubo una sola operación
El tutor de Sombra compró dos collares a $180 cada uno y pagó $360 en efectivo. Al imprimir, el personal no vio el primer ticket y registró la venta otra vez. El sistema muestra V-301 y V-302, ambos por $360, con los mismos collares. Antes de decidir que V-302 es el duplicado, recepción recupera los tickets y confirma qué se entregó al tutor y cuánto dinero ingresó al cajón.
Dos folios con el mismo importe no prueban por sí mismos una duplicación. Un tutor puede comprar para dos mascotas distintas en una misma mañana, y una familia puede hacer dos compras separadas de artículos idénticos. Confirma paciente o tutor, cantidades y hora con quien hizo la operación. Anota cuál es el folio que conservará la clínica y qué evidencia sostiene esa decisión.
Si la segunda venta aparece por un intento cuyo resultado quedó en duda, consulta el historial antes de volver a tocar el botón de cobro. El dato que necesitas es si la aplicación ya registró la operación. Recuperarlo evita convertir una impresión fallida o un retraso de pantalla en un tercer ticket.
Calcula el resultado esperado antes de tocar el registro
Al comenzar el ejemplo había doce collares disponibles y un fondo de caja de $300. No hubo otros movimientos en el turno. Las dos ventas registradas descontaron dos collares cada una. El saldo bajó a ocho, aunque físicamente sólo se entregaron dos. Los dos pagos registrados llevan el efectivo esperado a $1,020, mientras el cajón contiene $660.
| Comprobación | Antes de cancelar la copia | Resultado previsto al corregir V-302 |
|---|---|---|
| Venta válida | V-301, pagada, por $360. | Se conserva por $360. |
| Venta duplicada | V-302, pagada en el sistema. | Queda cancelada con motivo y referencia. |
| Existencias de collares | 8 en el sistema y 10 en el anaquel. | Se revierten las 2 unidades de la venta duplicada y quedan 10. |
| Efectivo esperado | $300 + $360 + $360 = $1,020. | $300 + $360 = $660. Coincide con el cajón. |
Revisa qué debe pasar con el dinero y con el producto
Quien tiene permiso para cancelar la venta verifica el folio y registra el motivo. Para los productos que generaron movimientos de inventario, TribuVet revierte esos movimientos mediante devoluciones vinculadas a la venta cancelada. En el caso de Sombra, registra la corrección desde V-302 y comprueba el saldo. Si además capturas una entrada manual por dos collares, terminarías en doce aunque sólo hay diez.
En caja, una venta cancelada deja de contar en el efectivo esperado del turno. Eso corrige el registro, pero no mueve físicamente billetes ni actúa sobre una terminal bancaria. En el ejemplo la familia pagó una sola vez. Entregarle $360 después de cancelar crearía un faltante. Si la familia efectivamente pagó dos veces, la devolución se gestiona y documenta conforme al procedimiento de la clínica y del medio de pago.
Si el folio tiene un CFDI timbrado, simulado o está vinculado a una factura global, revisa su estado con la persona responsable de facturación antes de intentar la cancelación de la venta. TribuVet requiere resolver el flujo fiscal aplicable. La guía de cancelación de CFDI de este blog explica cómo rastrear el comprobante y la solicitud en México.
Deja al siguiente turno una explicación comprobable
Conserva los dos folios, el motivo y la persona que confirmó la entrega. Vuelve al historial para que alguien distinto del operador inicial pueda distinguir V-301 de V-302. Pide que esa persona encuentre el movimiento de devolución en inventario y explique por qué el cajón correcto contiene $660. Si los valores no coinciden, anota la diferencia y reconstruye los movimientos posteriores al corte antes de ajustar existencias o efectivo.
Si descubres la duplicación después de cerrar el turno, identifica la fecha de la venta y conserva el corte que se revisó originalmente. Consulta a administración antes de documentar la corrección. La hora del hallazgo, la de la operación y la de cualquier devolución efectiva también ayudan a explicar por qué un reporte revisado hoy puede diferir de la copia guardada ayer.
- Folio válido y folio cancelado ____________________
- Evidencia de la entrega y del pago real ____________________
- Motivo, responsable y hora de la cancelación ____________________
- Saldo esperado en caja y existencia física comprobada ____________________
- Devolución efectiva al tutor, sólo si hubo pago duplicado, y referencia ____________________